10分钟,4个工作技巧,提高你的工作效率

工作了三年,每次用的公用机都感觉陷入了一个效率黑洞,堆满各种临时文件的桌面,经常爆满的C盘,各种混乱电脑文件,和打断工作的广告弹窗。

有时花上一些时间整理,但过段时间经过众人使用,又恢复往常。我遇到过太多次同事随手存的文件,一转眼就找不到,然后又反反复复。然后我才明白

真正的导致低效的,正是那些你日常不以为然的工作习惯

写这篇文章的初衷,希望文中的这些方法,能够帮助你,在日常的工作中提高效率,有更多的时间用于自我成长。为了方便大家,写完教程后花了两周时间,录制成了十分钟的视频教程

所有视频中安利的文件及软件均已整合到福利包

01、专注工作环境构建

无论你是在工作还是学习,能否集中注意力是影响 工作/学习效率的很重要因素,而国内的大多软件都存在太多的广告弹窗影响工作时的专注。

构建专注的电脑环境

有时可能正在工作,一个炸眼的新闻弹窗出来后不小心点开看了一眼,不知不觉半小时过去了而工作一点都没做,在我的认知里 专注 是 工作高效很重要的一部分。

不同的软件的干扰信息泛滥程度也是不一样的

上图对比国内 360 与 chrome浏览器,相比两者的界面,当你想做一件事时,左侧的浏览器的干扰信息更容易将你的注意力夺走,在电脑工作环境上,主要原则为减少多余干扰信息,夺回注意力自主权

 

专注是你最重要的认知资源,正是这些不断的环境噪音在打断你工作时的专注力。

选用 干扰更少产品设计更简洁的软件让你能专注于当下的工作,不要因为习惯了某些产品,就允许他们一次次对你的注意力资源进行掠夺。

以上常用软件的口碑都较为不错,如果你有值得安利的软件也欢迎留言推荐。

在有些情况下,同类国产软件的国际版可能更纯净,可以尝试切换。

广告屏蔽方法

推荐使用一些弹窗屏蔽软件,可有效消灭弹窗,推荐启用火绒的弹窗拦截,或者其它类似弹窗屏蔽 软件。

图为火绒弹窗拦截

减少从第三方下载软件,尽量从官方渠道下载软件,使用正版
(盗版软件的危害可以参考 破解版 lumion 8、9出现的格盘病毒

图源sketcupbar

辛苦收集工作好几年的文件,一个病毒全没了,怕不怕?

如果你的工作流程没有特别依赖 Windows 的软件环境,在使用了三年的mac 后,我的体会是 换一个Mac 能提高你的很多工作效率

02、清晰高效的桌面

文件或者桌面的整理始终应该以 好用 为目的,保持日常好一些的使用习惯,适时进行一些文件整理而不要把精力都用在整理上

据说有人的桌面,是如下这样的

以上图源 日本设计小站推送

回想一下你的工作状态,你有过以下的经历吗?

  • 堆满了各种软件图标,但很多图标其实从来没有打开过
  • 有各种工作时候随手存到桌面的临时文件
  • 经常另存文件到桌面的时候,找不到刚刚另存的文件?

建议

桌面文件分区排放,按项目或者类别进行排放文件,对桌面空间进行分区,分为 临时 – 当前 – 永久

或者可以用你喜欢的方式对文件进行分区排放,图源水印

删除所有软件图标(或保留常用软件图标),仅保留回收站和我的电脑,甚至连 我的电脑 都可以删掉(可用快捷键windows + E)

也可以在桌面新建一个 可删除 文件夹,临时文件可以存放到这里,定期进行删除避免误删

利用系统的快速访问位置 ,提高软件 / 文件夹打开效率

在任务栏的图标可通过 win 键 + 数字1、2、3、4 快速打开任务栏相应位置软件,可以把最常用的软件固定到这些位置

如果可以,增设一个电脑显示器

桌面文件安全

有时,可能会因为电脑故障或者蓝屏导致需要重装系统,这时候就有很大几率导致桌面文件丢失,以下两个建议

第一点、修改桌面的保存位置到系统盘之外

C盘 > 用户 > administrator(或者用户名) 下可以找到桌面修改位置属性

第二点、桌面文件夹使用快捷方式发送到桌面

样操作可以不用担心误删重要文件文件,也不会因为桌面文件夹过多而占用比较多的空间,项目文件也可以在本地硬盘归档,桌面快速访问。

03、清晰明了的文件命名体系

我想应该有许多人有这样的感觉,有时候文件随手磁盘一放,又不知道放到哪去了要用的时候又经常找不到。在我看来,文件管理主要问题在于存储随意,搜索困难,无数据备份文件导致文件丢失

  • 结构清晰的目的是在于构建有逻辑的文件存放结构,方便后期查找调用
  • 可检索意味着命名的规范和体系
  • 备份更新更多是为数据安全考虑,如果一份资料足够重要,你就不会只保存一份

文件存储建议

  • 文件存储文件夹层级最多不超过三个层级
  • 有一个合理的文件命名体系方便检索和后期调用
  • 设置一个资料整理的临时文件夹,未整理或不知道分类文件可临时存放

文件命名排序

首先先了解系统中对各种字符在排序时候的优先级

可以发现系统文件名字符优先级为 符号 > 数字 > 字母

同名文件夹会按照数字大小排序
根据这样的规律 结合个人习惯建议对文件系统采用类似以下的命名规则

以下是扩展的建议
1、用类别或者字母进行文件类别标识,比如M(Model)代表模型,D(Draw)代表图纸等等

2、利用数字编码固定顺序 比如两位数字编码

3、 项目文件建议根据项目类型增加一个项目类型标识,可以是类别或者系统的字母编号都可以,比如示范区 为示范区SFQ等等,方便后期检索同类型项目

4、文件添加日期方便后期查阅或定期清理时判断

5、如果可以,修改文件夹图标增强识别度

6、置顶的文件夹 用特殊符号开头命名 如 ~使用须知 这样的命名

这样命名后,你可能会有类似这样的一个文件体系

以上是针对文件命名的一个大体规则

团队项目文件管理

曾经收到过一个小伙伴某公司内部项目整理的文件夹分类规则,逻辑和内容非常清楚,非常适合进行团队的文件管理

(石家庄拓扑设计)

团队文件有必要每轮次都进行一次资料汇总和备份

按以上图片规则,已为大家整理好了模板文件夹包含在福利包中

3、文件检索

通过文件系统的合理命名,可以方便检索,另外原生的windows 检索较慢,推荐使用everything 或者listary实现对全盘文件的快速检索,搜索结果秒出

  • listary 更是对中文检索做了优化

listary 这个软件属于效率利器,本文最后一个部分将做介绍

结合命名方法和快速检索的小工具,应该不存在找不到文件的情况了。

文件备份

个人文件备份

如果一份文件对你很重要,那么你就不会只留一个备份,另外硬盘也有存在损坏或被格式化的可能,所以多一份备份等于多一份保险。

购买一个移动硬盘,或者使用云盘空间,用日程或者提醒软件设置一个周期的提醒(一个月、三个月…)进行定期的文件备份,防止因硬盘或电脑损坏而导致好几年的工作成果丢失,或者因一些病毒导致所有成果丢失

图源微博@sketchUp吧

比如对你惦念不忘的lumion 病毒

对于团队

其实对于团队文件,如果能有个NAS进行统一管理和备份应该是比较高效的,所有人养成在日常完成工作后,将文件更新到团队NAS中,可以方便远程查阅,后期也不会因为员工的流动而找不到文件。

但本人对于NAS等系统不太熟悉,这里只做一个建议

04、 效率工具推荐

软件主要分为三类

  • 第一类、快速查找系统资源、日常辅助Alfred(Mac)、Listary 、Wox、everything
  • 第二类、系统窗口简化合并Window Tabs Clover
  • 第三类、对系统文件实现快速预览seer

Alfred – Mac下必备的效率神器

PS:付费软件,终身授权大概300元左右
Alfred 可以实现,对本地文件的快速检索(但感觉mac 自带系统检索已经很强了)

本地软件的快速调用

扩展workflow 工具增强可以进行快速查词等功能

快速调用搜索引擎进行搜索

以下为搜索调用设置教程

在你用网站搜索内容时,实际上是用向服务器发送数据,然后启用搜索内容的程序,Alfred 模拟的就是这个发送数据的过程,在你想要关键词快速检索的网站,搜索内容如下图

复制链接,将https://www.zhihu.com/search?type=content&q=*妹岛* 中你搜索的关键词部分替换为{query}

下文windows 的listary 也是这样修改搜索链接

打开Alfred 的设置 添加一个自定义搜索

设置好之后就可以使用关键词快速调用啦

利用这个规则设置,如果你看过我 前一篇推送,可以利用这个软件进行一些高效的规则设定

https://www.google.com/search?q={query} “pan.baidu.com”

pan.baidu.com 为资料搜索关键词

另外Alfred 的扩展性也很强,可以通过安装workflow实现强大的功能扩展

比如通过有道翻译的workflow扩展实现快速查词

Listary windows 系统下的效率神器

像Alfred 的一些基础功能,通过Listary 可以在Windows 上实现,快速启用搜索引擎检索内容,查阅本地资料都是支持,另外比较令人惊喜的是,支持中文首字母缩写检索内容 

吊打系统的全盘内容检索速度 搜索速度赛火箭
快速调用搜索引擎设置方式与Alfred 相同,不做赘述

wox 与 Everything

Wox 相对Listary 有更多的扩展功能,结合everything 也可以做到对本地文件的快速检索,但不支持中文首字母检索,其实也挺推荐,因为长期未使用,对这个软件相对不熟悉,但也是属于安利之一

Window Tabs 软件窗口多标签解决方案

Window Tabs 的核心功能就是实现窗口的聚合,让你有一种使用浏览器多标签的高效体验,不用再为同时打开多个窗口而找不到文件而烦恼,提高效率杠杠的。

Clover 为国内软件,但最近已经开始有广告了,因为一直使用火绒进行窗口拦截,一直没有发现有广告,体验还是不过,但功能相对Window tab 没有那么强大

因为Window Tabs 作者已不再提供软件的更新支持,也许未来的软件版本可能存在在新系统无法使用的可能,故推荐Clover 做一个备选(用火绒可拦截弹窗)

seer 仿 Mac 实现图片快速预览功能

  • Seer 像mac 一样用空格就可以对文件快速预览

支持大多格式的文件预览(录屏电脑未安装AI及PS)

软件为英文,安装后可设置为中文

熟悉电脑快捷键可很大程度上提升使用效率,因篇幅所限,电脑快捷键类内容非常容易搜索,故这里不再浪费大家时间

福利包获取

文中提到的软件安装包、文件夹模板、效率工具等都为大家打包(Alfred 未打包,可以在Mac app store 下载 ),获取方式见评论区留言

题图:

来自 https://icons8.com/vector-creator/illustration/

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